要了解對方的想法和意圖，掌握更多的信息，傾聽和發問都是必要的。這兩者相輔相成。傾聽也是為了發問，而發問則可以更好地傾聽。問話的作用有以下幾點：
　　1. 引起他人的注意，為他人的思考提供既定的方向。例如：“你好嗎?”“今天天氣很好，是不是?”“你能否告訴我……。”這是最為普遍、應用十分廣泛的問話。由于這種問話往往得到的是期望之內的回答，問話的內容也比較明確，很少引起別人的緊張和焦慮。許多時候是為談話做鋪墊的。

　　2. 獲取自己仍需要的信息。發問人通過問話，希望對方提供自己不了解的情況。例如：“這個賣多少錢?”“你們對這一點是怎么考慮的?”這類問話歸結起來，有一典型的、常見的引導詞，如“誰”、“什么”、“什么時候”、“怎么”、“哪個方面”、“是不是”、“會不會”、“能不能”等等。提出這類問話時，如果不事先把問話的意圖表明，很可能引起對方的焦慮與擔心。比如，雙方在洽談商品交易中一項條款，如果買方在提出了自己對價格的看法后，再詢問賣方的意見，那么賣方心里就會踏實，他會根據對方所提供的信息，斟酌自己的回答。但如果對方并沒有講述自己的觀點，徑直問賣方要開什么價，那么，他很可能有些擔心和焦慮，因為他不知道對方是怎么想的，會對他的開價做出什么反應。

　　3. 傳達消息，說明感受。有許多問題表面上看起來似乎是為了取得自己希望的消息或答案，但事實上，卻同時把自己的感受或已知的信息傳達給對方。例如：“你真有把握保證質量符合標準嗎?”這句問話像是要對方回答保證質量的依據，但同時也向對方傳達了問話人擔心質量有問題的信息，如果再加重語氣，就說明你十分重視這一問題。這樣的問題也給對方一定的壓力，但切忌不要形成威脅。

    4. 引起對方思考。這種問話常是“你是否曾經……?”“現在怎么……?”“這是指哪一方面?”“我是否應該?”等等。

    5. 鼓勵對方繼續講話。當你覺得對方的話還沒有說完，或有些問題你還不清楚，那么，可以提問的形式鼓勵對方繼續講下去。如“你說完了嗎?”“還有什么想法?”等等，進而了解更詳細的情況。

　　6. 當出現冷場或僵局時，可運用提問打破沉默，如“我們換個話題好嗎?”

　　7. 做出結論。借助問話使話題歸于結論，例如“我們難道還不應該采取行動嗎?”

    總之，問話的功能是很多的。許多問題在某些特定的場合具有特殊的功能。如制止別人行動時，你可以說“請不要這樣做，難道你就沒有別的辦法嗎?”問話在什么條件下，發生什么樣的作用，關鍵是看使用者怎樣運用，達到什么目的，這就是我們將要闡述的第二個問題。